Teknologi Informasi
Abad ini adalah abad teknologi
informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak ada lagi dalam konteks
jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh Ohmae, hal ini disebut
borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan kata majemuk yang
mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih cepat, lebih luas
jangkauannya dan lebih lama penyimpanannya.
Dalam perkembangannya, TI
mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam pemerintahan dikenal istilah e-gov
(electronic government) yang tujuannya mempercepat dan mempermudah akses
pelayanan pemerintah kepada masyarakat maupun kepada para pegawainya. Di era
serba digital ini, pelayanan publik meliputi pembuatan KTP, perizinan, akte
kelahiran, perpanjangan STNK dan sebagainya tidak lagi memerlukan waktu
berhari-hari. Berkat perkembangan teknologi yang semakin canggih ini, pelayanan
publik menjadi sangat cepat dan mudah memperolehnya.
Lain halnya dengan daerah otonom
yang belum berani berinovasi masih mengalami kendala dalam memberikan pelayanan
terbaik bagi masyarakatnya. Hal ini terjadi akibat masih belum diterapkannya
sistem manajemen modern dan teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa
teknologi informasi berdampak pada semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses
informasi.
Teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam dunia manajemen modern.
Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah digunakan namun belum optimal
dalam menunjang kegiatan manajemen perkantoran modern. Dengan semakin majunya
teknologi umat manusia saat ini, pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi
ini untuk membantu para staf pemerintah meningkatkan kinerjanya.
Peranan Teknologi Informasi
Sebagaimana telah dijelaskan di
muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di berbagai sektor
kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang mengedepankan
aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna
mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.
Saat ini teknologi informasi
sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor
komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access
Memory (RAM) serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada
semakin cepatnya waktu start up dan response popups komputer.
Berbagai cara koneksi internet
dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:
Dial Up: Menghubungkan komputer
ke internet melalui sambungan jaringan line telepon. Dengan menggunakan sebuah
modem dial-up. Saat online [ connect ] maka telepon tidak dapat digunakan.
Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya internet dari provider. max
Kecepatan 56kb.
Broadband: Menghubungkan komputer
ke internet melalui sambungan jaringan kabel tv, dengan menggunakan modem
broadband. Saat online dapat sekaligus nonton tidak berpengaruh. Dan biaya
lebih hemat cukup membayar abodemen tv cable + biaya internet provider untuk 24
jam online [ no limit ]. kecepatan mulai dari 64kb – 256kb.
ADSL: Menghubungkan komputer ke
internet melalui sambungan jaringan line telepon juga. Namun ADSL menggunakan
teknologi yang lebih modern. Saat online jalur telepon tidak terganggu, dapat
digunakan dalam kebersamaan. Biaya cukup membayar provider internet dengan sistem
perhitungan berdasarkan besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam
online. Kecepatan mencapai 512kb.
Handphone: Menghubungkan komputer
ke internet melalui sambungan jaringan handphone. Dapat dihubungkan melalui
Bluetooth maupun usb cable data. Saat online jalur telepon juga tidak
terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat
dengan teknologi 3G atau bahkan teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan
CDMA menggunakan teknologi CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan
biaya hampir sama semua yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte.
Kecepatan mulai dari 64kb – 2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan
wireless sudah menggunakan teknologi tercanggih yaitu jaringan 4G.
Dalam prakteknya, Teknologi Informasi
dapat dijadikan alat bantu untuk mempersingkat jalur birokrasi. Di Kantor
Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa Tengah Teknologi Informasi digunakan
sebagai media untuk mempercepat dan mempermudah proses pembuatan KTP dan
layanan perijinan lainnya. KPT menggunakan sistem online yaitu dengan
menerapkan sistem jaringan internet Wide Local Area Network atau Wide Area
Network. Dengan sistem ini KPT dapat tersambung secara online dengan seluruh
kecamatan. Jadi, warga yang akan membuat KTP cukup datang ke kecamatan, mengisi
formulir pembuatan KTP, duduk untuk difoto, selesai dan tinggal bayar yang
besarannya tidak lebih dari 5000 rupiah saja.
A. Manajemen
Perkantoran Modern
Manajemen Perkantoran
Perumusan Arthur Grager “Office
management is the function of administering the communication and record
service of an organization.” (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).
Perumusan William Leffingwell
& Edwin Robinson “Office management as a function, is the branch of the art
and science of management which is concerned with the efficient performance of
office work, whenever and wherever that work is to be done.”
(Manajemen perkantoran sebagai
sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di manapun
pekerjaan itu harus dilakukan).
Perumusan Hal Nourse “It seems to
me that office management in the broader sense might embrance, not only the
generallyaccepted service service functions, but also the arise of functional
control administratrive direction of most clerical and paperwork.” (Tampaknya
bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak
hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya,
melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan
administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
Perumusan Edwin Robinson “Office
management is concerned with the direction and supervision of office work. ”
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap
pekerjaan perkantoran).
Perumusan William Spriegel &
Ernest Davies “Office management is the overall direction of clerical
activities as distinguished such activities as transportation, manufacturing,
warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh
terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari
aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan
penjualan).
Perumusan George Terry “Office
management can be defined as the planning, controlling, and organizing of
office work, and actuating those performing is so as to achieve the
predetermined objective. It deals with the life cycle of business information,
and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.”
(Manajemen perkantoran dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut
dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya
melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap
atau pemusnahannya kalau usang).
Setelah mengemukakan rumusan dari
beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai
manajemen perkantoran. Dikatakannya: “Dengan demikian, pada pokoknya manajemen
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan
mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi
rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan, pengendalian,
pengorganisasian, dan
penggerakan.
Manajemen Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia
(2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan
cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”.
Dalam hal kantor, maka sifat,
sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah
modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern
mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan
alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga
mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Tidak jarang setiap kali
mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang
megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering
digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan
(computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan
perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office
Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam
bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto,
1991).
Tahap perkembangan sistem
informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini
tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik
(electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian
instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu
tahapan SIM berdasarkan komputer (computer based system). Namun, di lain pihak
kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap
dukungan komputer, terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil.
B. Produktivitas
Kerja Pegawai
Produktivitas adalah ukuran output
dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai contoh,
produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam
kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari
efisiensi teknis atau rekayasa produksi.
Produksi merupakan proses
mengkombinasikan berbagai material input (barang-barang) dan input non material
(perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat sesuatu untuk konsumsi (output).
Metode penggabungan input produksi dalam proses pembuatan output disebut
teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara matematis dengan fungsi produksi
yang menjelaskan hubungan antara input dan output. Fungsi produksi dapat
digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika membandingkan
teknologi-teknologi.
Fungsi produksi merupakan paparan
sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi. Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai
peningkatan produksi dari suatu bisnis atau bangsa (apapun yang diukur).
Biasanya diungkapkan sebagai persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan
pertumbuhan output perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan
ekonomi ril (sebagai kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua
komponen ini merupakan kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.
Sumber
http://karnas633.blogspot.com/2012/10/contoh-makalah-teknologi-informasi.html?m=1
Analisis:
Produktivitas yang diukur dari
daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai tenaga kerja). Produktivitas
ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode atau cara kerja dan alat yang
tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat diselesaikan sesuai dengan
waktu yang tersedia. Hasil yang diperoleh bersifat non material yang tidak dapat
dinilai dengan uang.
